Veel woningcorporaties staan de komende periode voor verschillende uitdagingen. Door het woningtekort moeten meer sociale huurwoningen worden bijgebouwd, bestaande woningen moeten verduurzaamd worden, de huurachterstanden lopen op en de betaalbaarheid van de woningen moet worden gewaarborgd. Om te weten hoe een organisatie ervoor staat op deze onderwerpen is een goede managementrapportage cruciaal. Clavis heeft ervoor gekozen om met Power BI hier de volgende stap in te zetten.
Proces
De overgang naar Power BI is voor veel organisaties een uitdaging. Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen staan bij de inventarisatie vier vragen centraal:
- Welke data is er beschikbaar?
- Welke onderwerpen zijn belangrijk?
- Wat wordt de structuur?
- Hoe willen we dit implementeren?
Om de implementatie zo goed mogelijk te laten verlopen is er gekozen om te beginnen met de huidige management rapportage en dit op te splitsen naar een rapport per onderwerp. Vervolgens worden deze rapporten samengevoegd in een dashboard met de belangrijkste onderwerpen.
Belangrijk voor de organisatie was dat het proces snel zou verlopen maar dat de inspanning van de eigen medewerkers beperkt zou blijven. Dit was een bewuste keuze, veel medewerkers hebben geen tijd om naast de eigen werkzaamheden nog mee te moeten werken aan de ontwikkeling van een hele nieuwe rapportagestructuur.
Om snel resultaten te leveren hebben we het proces rapport voor rapport opgepakt. Zo was er voor de organisatie snel zichtbaar wat Power BI is en wat de toegevoegde waarde kan zijn.
Opbouw
Voor het maken van de rapporten is er eerst een stijl ontwikkeld voor Clavis. Dit is een belangrijk onderdeel van het maken van een rapport. Met een duidelijke stijl die gericht is op het praktisch gebruik spreekt een rapport sneller aan bij de eindgebruikers.
Samen met de eindgebruikers zijn de rapporten ontwikkeld. Zij hebben eerst de input gegeven met wat ze willen zien en wat er nodig is voor hun dagelijkse werkzaamheden. Vervolgens is het rapport gebouwd waarbij de wensen van de organisatie centraal hebben gestaan met een aantal extra toevoegingen die hierbij konden ondersteunen. De gebruikers hebben vervolgens het rapport kunnen testen en feedback hierop gegeven. Als de feedback toegevoegd was en de cijfers klopten werd het rapport officieel vrijgegeven.
Nadat er een aantal rapporten ontwikkeld waren is er ook een start gemaakt met het management dashboard. Hier zijn de belangrijkste KPI’s van Clavis opgenomen en onderverdeeld in de verschillende onderwerpen. De cijfers zijn inzichtelijk op het management dashboard en voor meer gedetailleerde informatie kan er gelijk doorgeklikt worden naar het onderliggende rapport.
Om ervoor te zorgen dat de hele organisatie weet hoe ze met Power BI om moeten gaan hebben alle medewerkers een korte demo en training gehad, gericht op het aflezen van data, de interacties tussen de visuals en de mogelijkheden om snel analyses te maken met de filters en de analysepagina. Van de kerngebruikers heeft er nog een extra training plaatsgevonden met uitleg over de opbouw van rapporten in Power BI en het maken van kleine aanpassingen.
Resultaat
Door deze werkwijze is er bij Clavis in een korte periode veel progressie geboekt met een management dashboard, een rapportage volledig ingericht op de wensen en behoeftes van Clavis. Met de nieuwe rapportage hebben de medewerkers van Clavis en ketenpartners meer inzicht in de cijfers en processen van de organisatie. Problemen worden sneller geïdentificeerd en er kan sneller bijgestuurd worden als de processen niet goed lopen.
Ruben Karel, directeur/bestuurder van Clavis:
Door de samenwerking met Bjorn van BGD hebben wij inderdaad in relatief korte tijd veel meer inzicht gekregen in onze data en daaruit voortkomende rapportage. Van belang is ook om de relevantie in het oog te houden, dus goed blijven afwegen welke informatie ‘nice to know’ is en welke informatie ‘need to know’. Door de korte lijnen en snel inzichtelijk kunnen maken van de behoefte van zowel medewerkers, management als ook onze ketenpartners ontstaan heldere en soms nieuwe inzichten. Hierdoor kunnen we als Clavis steeds meer en beter data gedreven beslissingen nemen. Dit is voor ons pas het begin; we willen dit graag de komende jaren al lerende verder uitbouwen.
De cijfers zijn fictief of weggehaald, om zo geen informatie van de corporatie te delen.