Veel IT-bedrijven bieden bij de implementatie van hun systeem vaak ook een dashboard voor dit systeem aan. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers van klantportalen of digitale telefonie. Dit kan een goede toegevoegde waarde zijn voor de organisaties die deze programma’s gebruiken om extra inzichten te krijgen in de processen. Toch is het voor de eindgebruikers vaak lastig om de voor hen essentiële informatie uit deze dashboards te halen. De woningcorporaties Beveland Wonen en L’escaut liepen tegen dit probleem aan met een aantal externe dashboards.
Het proces
Centraal bij het verbeteren van de dashboards staat de eindgebruiker. In een korte sessie is er samen met deze gebruikers gekeken naar de dashboards met de als doel om de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat willen we met dit dashboard inzichtelijk maken?
- Waarom voldoet het huidige dashboard niet aan de wensen?
- Hoe kan dit dashboard ingericht om wel de goede informatie te krijgen?
De meest voorkomende problemen met de dashboards van de leveranciers waren: het ontwerp van de dashboards was onhandig, het filteren van de data ging lastig en de visualisaties gaven niet aan wat de gebruiker nodig had. Met de gebruikers is er een stijl uitgezocht die beter past bij het doel van het dashboard en makkelijk in het gebruik is. De gebruikers hebben ook aangeven wat de belangrijkste informatie is wat zij nodig hebben. Dit is de uitgangspositie geworden voor de nieuwe dashboards.
Met de input van de gebruikers is de stijl van het dashboard aangepast, zijn de visualisaties gekozen die bij het doel past, zijn er extra functionaliteiten toegevoegd zoals een bijvoorbeeld een analysepagina. De verbeterde versie is hierna aan de eindgebruikers gepresenteerd. Ook hebben zij uitleg gekregen over de mogelijkheden van het dashboard. Zo kunnen zij het maximale resultaat uit het nieuwe dashboard halen.
Resultaat
Door de aangebrachte verbeteringen geven de dashboards nu wel het gewenste inzicht. Met de verbeterde filter opties is het nu voor gebruikers makkelijker om de inzichten te verkrijgen en met de toegevoegde functionaliteiten kunnen de cijfers tot in detail bekeken worden. Zo is het makkelijker om het proces te analyseren en afwijkingen in het proces te identificeren. Zo kunnen L’escaut en Beveland Wonen meer halen uit deze dashboards. Dit alles met een minimale tijdsinvestering van de gebruiker en met een korte doorlooptijd!